ETISK POLICY

Inledning
Syftet med vår etiska policy är att visa internt och externt hur vi resonerar i etiska frågor kring affärsverksamhet. Malus sätter etiska frågeställningar och etiskt beteende högt. Att  agera etiskt ligger i linje med företagets värdegrund. Vi vill konkurrera med andra företag på sunda villkor och vill praktiskt agera för att främja sådana villkor på marknaden där vi agerar. Vi förväntar oss att företagets medarbetare, anställda eller underleverantörer, arbetar på detta sätt och omedelbart vidtar åtgärder om annat beteende skulle  förekomma. För oss utgör policyn både ett underlag för förebyggande arbete, en praktisk vägledning och ett stöd för hur olika situationer skall hanteras.

Etiskt agerande i verksamheten
Vi alla affärstillfällen måste gällande lagar och föreskrifter beaktas. Ett stabiltaffärsmässigt samarbete till nytta för alla parter kan endast uppnås vid sund konkurrens och med strikt iakttagande av gällande  bestämmelser. Företagsledningen har tilluppgift att se till att berörda medarbetare känner till och följer relevanta lagar och bestämmelser. Ledningen ansvarar också för att de ramvillkor fastläggs, vilket förhindrar korruption. Med
detta som syfte skall alla medarbetare i företaget få ta del av principerna i dessa riktlinjer. Medarbetarna förpliktigar sig att följa riktlinjernas etiska principer. Företagsledningen skall uppträda som goda förebilder. Styrelse skall
förhålla sig etiskt oklanderligt. Deras förebildsfunktion måste fortlöpande upprätthållas  genom ett ärligt och rättvist uppträdande Styrelsen skall också offentligt framhålla, att företaget under inga omständigheter tolererar korrupta beteendemönster. Etiskt oklanderliga förhållanden på arbetsplatsen betyder i huvudsak ärlighet och rättvisa i umgänget med andra medarbetare samt kunder, leverantörer, konkurrenter, myndigheter
och allmänheten. Företagets integritet och goda rykte ligger i medarbetarnas händer.

Regler för medarbetare
Vi umgås korrekt med affärskontakter och myndigheter. Malus övertygar genom produkternas och tjänsternas pris, prestation, kvalitet och kompetens. Vi behandlar alla våra affärskontakter på ett juste sätt. Vi tillåter inte att
konkurrensen påverkas av eller snedvrids genom bestickning, bedrägeri, företagsspioneri, stöld eller tvång. Deltagande i kartellöverenskommelser får inte äga rum. Medarbetare,   som på ett ohederligt sätt försöker påverka affärskontakter eller myndigheter, blir, oaktat straffrättsliga konsekvenser, disciplinärt och arbetsrättsligt ställda till svars

Affärskontakter och myndigheter umgås korrekt med oss
försök från affärskontakter eller myndigheter, att på ett ohederligt sätt påverka företagets medarbetare i deras beslut tolereras inte; de anmäls till vederbörande ledning. Medarbetare, som låter sig påverkas på ett ohederligt sätt, av kunder eller leverantörer, blir – oaktat straffrättsliga konsekvenser – disciplinärt och arbetsrättsligt ställda till svars.

Gåvor hanteras på ett ansvarsfullt sätt
Gåvor av större värde skall i princip vare sig ges eller tas emot. Detta gäller såväl penningsummor som övriga gåvor. Som penninggåvor betraktas alla belopp oavsett form eller valuta. Till sak gåvor räknas varje föremål av något värde. Även resor, tjänster och Reklampresenter och gåvor i samband med högtider  eller jubileum skall värdemässigt vara så utformade, att de inte placerar mottagaren i en beroendeställning. De måste väljas enligt principen att allt som kan uppfattas som oredlighet och felaktighet måste förhindras för såväl givare som mottagare. Vid tveksamhet skall avgörandet ligga hos överordnad.

Informationsplikt
Företagsledningen skall se till att korruption förhindras. Medarbetarna förväntas följa informationsplikt om korrupta förhållanden. Varje medarbetare blir medansvarig om han eller hon har kännedom om korrupta förhållanden och inte anmäler detta. En medarbetare, som följer sin informationsplikt, får inte utsättas för olägenhet därav. Sådan information måste ovillkorligen behandlas förtroligt.

Kontroll och Sanktioner
Malus säkerställer att rutiner och förhållningsregler utarbetas både för genomförandet och den fortlöpande hanteringen av policyn, och att dessa rutiner och förhållningsregler Integreras i företagets dagliga verksamhet.

Sanktioner
Vid överträdelser av Malus gällande förhållningsregler och lagliga föreskrifter skall erforderliga organisatoriska, disciplinära och rättsliga åtgärder tillgripas, för att – oaktat
staffrättsliga konsekvenser – på lämpligt sätt reagera på de uppdagade överträdelserna och motverka framtida brott. Detta kan – beroende på brottets svårighetsgrad – även leda  till avsked från arbetsplatsen eller omedelbart uppsägande av konsultavtal.

Ytterst ansvarig för vårt etiska arbete är företagets styrelse.

Förhållningsregler i företagets dagliga verksamhet

Samspel mellan styrelse, VD och anställda Ett bra samspel bygger på

• Ömsesidigt förtroende och lojalitet.
• Uppriktiga och öppna kontakter.

Som styrelse, VD och anställd förväntas 

• Att du är konsekvent i ditt agerande.
• Att du vågar säga nej när det är nödvändigt.
• Att du håller löften, respekterar överenskommelser och talar sanning.
• Att du följer fattade beslut.

Som andra ser dig
Som anställd präglas du i högsta grad andras bild av Malus som företag

Bilden skapar du genom:

• Ditt uppträdande.
• Ditt språkbruk.
• Ditt förhållningssätt.
• Din attityd.

Kunder och leverantörers förtroende

• Uppträd så att du stärker förtroendet för Malus som företag och väcker Respekt för dig själv och företaget.
• Agera alltid professionellt och var mån om att öka ditt yrkeskunnande.
• Ta inte emot uppdrag som kan innebära konflikt med din roll.
• Acceptera inte förmåner i och utanför tjänsten som kan misstänkliggöra din
• Ställning.
• Missbruka inte uppgifter som du fått i förtroende.
• Tänk på att du förvaltar produkter och tjänster.
• Spekulera inte.
• Ta inte onödiga risker.

Följande aktiviteter föreslås för att hålla etiska samtal och diskussioner levande:

En återkommande punkt på styrelsemötena.

• En del i introduktionen för nyanställda.
• Diskutera etik med dina medarbetare i den dagliga verksamheten.
• Diskutera på personalträffar.
• En viktig del i vårt kvalitetsarbete.
• Ytterst ansvarig för vår etiska handlingsplan är företagets styrelse.